Dit overzicht geeft een lijst van de soorten gegevens, documenten of bedrijfsgegevens die Specsavers heeft. De lijst geeft aan waarom wij deze bewaren, hoe lang ze bewaard blijven, of ze na een bepaalde tijd beoordeeld moeten worden of dat ze na een vaste tijd verwijderd kunnen worden. Het Bewaaroverzicht geeft het officiële beleid van de organisatie aan en biedt structurele aanwijzingen voor alle medewerkers voor het omgaan met het verwerken van en besluitvorming over de verwerking van gegevens, documenten of bedrijfsgegevens op dergelijke wijze dat ze voldoende en relevant zijn en uitsluitend bewaard worden zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld werden. Het is een vereiste van de Wet Bescherming Persoonsgevens (inclusief de AVG) voor alle landen waar Specsavers actief is, dat dit bewaarbeleid wordt nagevolgd en nageleefd. Het overzicht geldt voor alle landen, wanneer lokale wetten afwijken van de tijdsperioden voorgeschreven in het wereldwijde overzicht, worden lokale overzichten toegevoegd en maken ze deel uit van het wereldwijde overzicht.
Het Bewaaroverzicht wordt gebruikt als referentiepunt in het dagelijkse management van gegevens, zakelijke documenten of bedrijfsgegevens. Het beste uitgangspunt om te beslissen hoelang gegevens, documenten of bedrijfsgegevens bewaard moeten blijven, is het tijdstip waarop de gegevens, documenten of bedrijfsgegevens aangemaakt zijn. Als een nieuw papieren of elektronisch bedrijfsgegevensbestand aangemaakt wordt, dient het Bewaaroverzicht als gids over de voorwaarden waaronder dat Bedrijfsgegevensbestand wordt beheerd, opgeslagen en uiteindelijk verwijderd. Het Bewaaroverzicht is onderverdeeld in zakelijke functies. Als je geen vermelding kunt vinden van jouw bedrijfsgegevens, neem dan contact op met de Juridische Afdeling en vraag hun advies.
Soort gegevens Gegevens afspraken met klanten (incl. gegevens voor en na de afspraak) Bewaartijd Zes jaar na de datum van de afspraak Verwijderen of Beoordelen Verwijderen Redelijk, Wettig, Beoordelingscriteria Wet Bescherming Persoonsgegevens (artikel 37 Vrijstellings-Besluit)